Le logiciel de facturations a connu de grandes avancées technologiques ces dernières années. Les options proposées par les fournisseurs sont très variées et se diversifient selon les secteurs d’activité, les besoins de l’entreprise et le budget associé. Découvrez donc les caractéristiques essentielles à rechercher dans un tel outil.
Recherchez un logiciel propre à votre activité : artisan, médical, etc.
Les logiciels de facturation sont destinés à générer des factures et devis conformément à la règlementation en vigueur dans chaque secteur. Pour faire le bon choix, tenez compte de votre domaine d’activité. Sur le marché, on retrouve des fournisseurs spécialisés en santé, BTP, vente électronique, etc. Comme on peut le voir avec Tolteck, pour les artisans du bâtiment par exemple, il faut que l’outil de facturation BTP comporte les paramètres permettant d’intégrer les données essentielles pour faire les devis de construction.
Les quantités de matériaux, le tarif horaire, le coût de la main-d’œuvre, la TVA et les frais connexes doivent figurer sur le tableau de bord. Les options de personnalisation ne sont pas non plus à négliger. En revanche, dans le secteur de la vente directe (commerces ou magasins), le vendeur recherche plutôt un logiciel qui l’aide à mieux gérer la caisse. Ici, on mise un peu plus sur la rapidité de l’outil dans le traitement des données, les combinaisons possibles et sa capacité à identifier les articles.
Des fonctions d’automatisation
Le logiciel de facturation tient un rôle de choix dans la gestion des données comptables. Son utilisation doit modérer à grande échelle la majorité des tâches liées à la caisse et à la comptabilité. La première fonction recherchée est l’intégration facile de données importantes pour générer des factures et devis rapidement. Pour cela, le nom de la société, les prix des produits et des prestations ainsi que les taxes doivent être bien incrémentés sur les documents produits.
Vérifiez par ailleurs si l’outil permet d’automatiser la gestion de factures récurrentes. Si c’est le cas, cette fonctionnalité vous aidera à programmer en avance l’édition de documents suivant un calendrier pour vous éviter les créations manuelles redondantes. Cela vous fait bénéficier d’un important gain de temps. Pour faciliter le travail aux vendeurs et associés, le professionnel doit avoir la possibilité de créer un catalogue grâce à l’outil. En temps normal, on peut y ajouter les tarifs correspondants. Pour les besoins de gestion de stock, choisissez un logiciel qui facilite le suivi des ventes et achats dans le magasin.
Choisissez un système de facturation qui fournit des rapports détaillés
Les récentes inventions de logiciels de facturation fournissent les rapports détaillés de toutes les activités enregistrées. Outre le fait de faciliter les inventaires, elles permettent au responsable comptable de faire les comptes essentiels dans un court délai. Le logiciel analyse les ventes, les baisses, les produits les plus appréciés et ceux moins vendus, les dépenses effectuées, etc.
Les chiffres et données relatives à ces rapports participent à l’amélioration de la politique de gestion de l’entreprise. Il est par ailleurs nécessaire de comprendre le fonctionnement du logiciel que vous souhaitez adopter pour vos activités. Sans une aide externe, vous devez réussir la configuration de tous les paramètres afin de préserver la confidentialité des informations. Pour cela, posez-vous les questions suivantes :
- l’outil intègre-t-il les mentions obligatoires ?
- Peut-on facilement identifier les clients ?
- L’interface est-elle détaillée ?
- Peut-on personnaliser l’outil ?
- Peut-on retracer toutes les opérations ?
- Le logiciel permet-il d’évaluer les performances de l’entreprise financièrement ?
Les réponses à ces questions vous aideront à mieux vous situer par rapport au choix du logiciel convenable.
