Nombreux sont les fournisseurs de services qui proposent des agendas ou des logiciels de planning de prise de rendez-vous qui, somme toute, demeurent des outils efficaces dans la gestion de la clientèle. Du fait d’une vive concurrence, certains vont jusqu’à proposer un essai gratuit pendant un certain temps, sans engagement de votre part, pour voir si celui-ci correspond réellement à vos besoins. Face à ces multiples propositions, nous vous suggérons dans les lignes qui suivent, quelques éléments importants d’aide à la décision.
- Accessible à internet : un bon logiciel devrait permettre à un éventuel client ou patient d’être de prendre son rendez-vous sur internet, et le professionnel se doit d’être immédiatement informé à travers son agenda intégré. De nos jours, nombreux sont ceux qui ont abandonné les pages jaune version papier et qui vont directement sur internet lorsqu’ils recherchent un médecin. Ils savent pouvoir trouver des plages horaires libres sur le site du médecin et prendre un rendez-vous à leur convenance.
- Usage sur multiples supports : l’idéal serait que votre logiciel de prise de rendez-vous soit accessible sur les PC et autres tablettes, dans le meilleur des cas sur les Smartphones. Tel que mentionné plus haut, nombreux sont des éditeurs qui vous proposeront un essai et il vous sera possible de vérifier tous ces aspects à votre aise.
- Fonction de rappel : En plus de l’agenda incontournable que devra comporter le logiciel de prise de rendez-vous, il est important qu’on y ajoute une fonction de rappel qui permettra de diminuer ou d’éviter autant que faire se peut le nombre de rendez-vous manqués. Elle consiste en un envoi automatique d’un SMS ou encore d’un courriel aux patients pour qu’ils n’oublient pas la date et l’heure du rendez-vous.
- Simple d’utilisation : pas besoin de compétences particulières pour en faire usage. Tout le monde devrait l’employer sans difficulté majeure. Par ailleurs, votre logiciel de prise de rendez-vous doit être simple d’utilisation et comporter un calendrier et une base de données pour les clients, les agendas de tous les employés, visibles sur le même écran leur permettant de voir leurs différents rendez-vous de la journée.
Nous ne pouvons pas énumérer ici tous les avantages d’un système de prise de rendez-vous en ligne, mais il est évident qu’il permet de réduire considérablement le nombre d’appels téléphoniques, tant du côté du cabinet que de celui du patient, d’autant plus qu’il est accessible 24 heures sur 24 et sept jours sur sept. Il serait judicieux d’associer tous les professionnels de la structure dans le choix du logiciel qui vous convient le mieux, car ce sont eux qui vont s’en servir au quotidien.
