Auparavant, pour créer des factures ou pour faire un devis, la saisie manuelle était la seule solution possible. Maintenant, avec la révolution technologique, tout peut se faire avec un logiciel de gestion et comptabilité. Avec une utilisation simple et des fonctionnalités diverses, un logiciel de comptabilité en ligne accélère grandement les processus de création de factures et réduit considérablement la saisie des données. Le contrôle de l’équilibrage entre crédit et débit peut être effectué avant l’importation des données avec le logiciel de gestion et comptabilité. Néanmoins, comment faut-il faire pour synchroniser ou importer des factures sur un logiciel de gestion et comptabilité ?
Les étapes pour la synchronisation ou importation de vos factures sur un logiciel de gestion et comptabilité
Les étapes qui vont suivre doivent être appliquées pour parfaire la synchronisation ou l’importation de vos factures manuscrites ou électroniques sur un logiciel de comptabilité.
Synchronisation ou importation d’une facture électronique ou papier
Le but de la synchronisation est d’intégrer la facture dans le logiciel de gestion et comptabilité afin d’éviter de refaire la saisie des données d’une entreprise. Pour les factures en version papier, il faut utiliser un scanner pour transformer chaque facture en version numérique.
Une fois que les factures sont converties en format numérique, il suffit de l’intégrer dans le logiciel de comptabilité. Le plus simple est de l’envoyer via messagerie ou de le déposer directement dans un dossier de synchronisation.
Protection et archivage des factures après synchronisation
Après la synchronisation et l’importation des factures manuscrites de votre entreprise, elles vont être archivées et horodatées dans le logiciel de facturation pour éviter toute altération et pour assurer l’authenticité de chaque facture. Concernant la conservation de la valeur juridique des factures, elles doivent être dupliquées sous la forme PDF.
Indexation et classement automatiques des documents avec le logiciel de facturation
Lors de la synchronisation ou importation des factures d’une entreprise, le logiciel de comptabilité va analyser les informations et les données qui y sont inscrites sur chacune d’elles. Une fois les données récoltées, le logiciel de gestion et comptabilité va indexer les factures selon les besoins de l’entreprise.
Validation des factures électroniques
Une fois que le logiciel de comptabilité a fini de classer les factures, ces dernières vont être envoyées automatiquement vers l’expert-comptable pour une validation.
Indexation et imputation comptable de la facture avec le logiciel de gestion et comptabilité
L’expert-comptable va vérifier que les comptes de charges soient corrects. C’est seulement après que l’imputation comptable des écritures va être proposée.
Vérification de l’équilibre comptable par le biais du logiciel de comptabilité
Le logiciel de gestion et de comptabilité va vérifier la ventilation entre crédit et débit avant la génération simultanée des écritures.
Synchronisation et exportation des écritures comptables dans le logiciel
Vous pouvez maintenant télécharger votre facture et l’importer en l’intégrant dans le logiciel de comptabilité.
Importation ou synchronisation des factures avec un logiciel de gestion et comptabilité non officiellement
Les logiciels de gestion et comptabilité qui sont sur le marché sont pour la plupart fiables pour faire une importation de factures sous différents formats.
La plupart des éditeurs de logiciel de comptabilité font en sorte que leurs outils soient compatibles avec tous types de fichiers d’écritures ou factures.
Il est maintenant possible d’importer vos anciennes factures manuscrites ou électroniques sur un logiciel de gestion et comptabilité. Il vous suffit de choisir le bon logiciel qui sera plus que pratique pour votre entreprise. Pour l’importation de vos factures, peu importe l’application que vous allez utiliser, les étapes pour la synchronisation restent les mêmes.
