L’avènement du numérique a rendu les canaux de communication traditionnelle obsolètes. Dans cet univers, l’information est en effet une denrée précieuse. Elle est au cœur de tous les échanges qui s’y effectuent. Au sein des entreprises ou des organisations, elle doit circuler rapidement et de manière fluide. Pour cela, des processus d’échanges de données et d’informations ont été mis en place. De quoi s’agit-il ? Quels en sont les avantages et les inconvénients ? Comment choisir ? Voici tout ce que vous devez savoir.
Les échanges de données et d’informations sont importants pour l’efficacité des organisations
Les processus d’échanges de données et d’informations correspondent aux échanges de documents électroniques d’ordinateur à ordinateur. Également appelés Échange de Données Informatisé (EDI), ils permettent de faciliter les échanges de documents commerciaux en interne et en externe. Selon l’INSEE, l’EDI est une technique qui remplace de manière efficace les échanges physiques de documents entre les entreprises. Il peut s’agir :
- des factures,
- des bons de livraison,
- des analyses de stock,
- des bons de commande,
- des documents douaniers,
- des bons de rechargement, etc.
Ce concept est basé sur le fait qu’une donnée doit être entrée dans le système une seule fois pour être transmise aux parties intéressées par voie électronique. À cet effet, les ordinateurs utilisés sont liés entre eux par un réseau privatif à valeur ajoutée. Quant aux données, elles sont structurées en respectant les normes techniques internationales de référence. Cependant, aujourd’hui, la plupart des éditeurs vont au-delà de ce concept basique de l’EDI. L’un d’entre eux, notamment Blueway partage d’ailleurs sa vision des solutions EDI dans cet article que vous pouvez consulter.
Il existe différents types d’échanges de données que les organisations peuvent utiliser
On distingue six types d’échanges de données informatisés (EDI).
L’EDI point à point
Également appelé EDI direct, l’EDI point à point crée une connexion sécurisée entre deux partenaires commerciaux. Il impose d’établir une connexion internet directe avec le partenaire commercial, via un même protocole ou une même méthode de communication. Pour utiliser ce type d’EDI, vous devez acheter une suite logicielle et déterminer avec chaque partenaire commercial les méthodes ou les protocoles de communication à utiliser.
L’EDI via VAN
Ce type d’EDI emploie un réseau à valeur ajoutée (VAN). Il s’agit d’un réseau privé sur lequel transitent les documents électroniques entre les deux partenaires commerciaux. Sur ce réseau, chaque entreprise dispose d’une boîte aux lettres avec laquelle il peut envoyer et recevoir les documents EDI. Avec l’EDI via un VAN, les données sont automatiquement envoyées et les partenaires commerciaux reçoivent une notification à l’arrivée de celui-ci sur leur boîte aux lettres. Tout ce qu’ils ont à faire ensuite est de se connecter au réseau VAN pour récupérer leurs messages.
Avant d’envoyer une information, le réseau VAN vérifie l’identité du partenaire commercial et la validité du message. Par ailleurs, tous les messages EDI envoyés sur le réseau VAN sont suivis et enregistrés. Les fournisseurs de réseau VAN proposent aussi tout un éventail de services. Cela inclut le mapping de documents, la sauvegarde et la récupération des données.
L’EDI via AS2
L’AS2 est le protocole de communication internet qui permet de transmettre des informations en toute sécurité. L’EDI via AS2 allie donc la fonctionnalité de l’EDI et l’accessibilité d’internet. Il permet d’envoyer des données EDI via internet, en toute sécurité, avec des certificats numériques et un excellent cryptage. Ici, les documents sont donc échangés en temps réel. Avec l’EDI AS2, le fournisseur se charge des tests et gère l’échange des informations de configuration de l’AS2. Cela vous permet de profiter de l’infrastructure partagée, ainsi que des compétences du prestataire.
Le web EDI
Il utilise un navigateur internet standard pour faire transiter les données EDI entre l’entreprise et les partenaires commerciaux. Ici, l’entreprise remplit les formulaires internet qui seront utilisés par les partenaires commerciaux. Ces formulaires contiennent des champs dans lesquels les partenaires écrivent les informations demandées. Après la saisie des informations, le formulaire est automatiquement converti en message EDI et transmis à l’entreprise par le biais de protocoles internet sécurisés comme le FTPS, le HTTPS ou l’AS2.
L’EDI mobile
Avec l’EDI mobile, les utilisateurs envoient ou reçoivent les documents commerciaux, soit avec un réseau privé, soit avec internet. Toutefois, l’adoption de ce type d’EDI est freinée en raison de la question de sécurité des appareils mobiles en infrastructure EDI.
L’EDI externalisé
Comme son nom l’indique, ce type d’EDI permet aux entreprises d’externaliser la gestion quotidienne de leur environnement EDI. Il permet de réduire l’investissement nécessaire pour accéder à une infrastructure EDI. En vous connectant à des systèmes externes, cela facilite le processus d’intégration de votre communauté. Cela vous permet aussi d’offrir des services à valeur ajoutée, d’effectuer des transactions partout dans le monde et d’optimiser votre productivité.
En d’autres termes, l’EDI externalisé améliore votre flexibilité commerciale. Il permet également de vous implanter rapidement sur de nouveaux marchés et dans de nouvelles zones géographiques. Il vous donne également accès à toutes les nouvelles informations relatives à vos performances, celles de votre chaîne logistique et celles de vos partenaires commerciaux.
Chaque type d’échange présente ses propres avantages et limites
Dans une entreprise, l’échange de données informatisé permet de réduire les dépenses liées aux traitements des informations et à la main-d’œuvre nécessaire à cet effet. Elle simplifie aussi les échanges, sécurise les flux d’informations et améliore la traçabilité des transactions. L’automatisation des échanges réduit également les risques d’erreurs, permet de fluidifier la communication et d’améliorer la relation avec les partenaires commerciaux.
Cependant, l’EDI ne répond pas aux enjeux de scalabilité et d’agilité. Il requiert un écosystème propre pour développer de nouveaux business models ou créer de nouveaux services. La difficulté d’industrialisation de l’EDI représente aussi une de ses limites. D’autre part, chaque type d’EDI offre des avantages et des limites spécifiques. L’EDI point à point, par exemple, offre aux partenaires commerciaux un contrôle plus accru, mais requiert beaucoup de ressources si chaque partenaire utilise son protocole de communication. Il implique donc de gérer des centaines ou des milliers de différentes connexions, ce qui peut devenir complexe.
Quant à l’EDI via VAN, il permet d’accéder à un service de boîte aux lettres et à des services annexes, à condition d’avoir les ressources financières nécessaires. Pour ce qui est de l’EDI via AS2, il vous permet de répondre aux exigences en matière d’AS2 sans supporter les coûts liés à l’achat de logiciels, de matériel et de pare-feu. Par contre, il impose que le serveur de l’entreprise du destinataire soit toujours à l’écoute des messages qui lui seront adressés. Il requiert aussi la présence de deux ordinateurs reliés point à point avec internet. Pour finir, l’EDI externalisé permet d’accéder aux dernières technologies, à condition d’installer du matériel ou des logiciels (routeur, traducteurs, connexion réseau, etc.) dans un centre d’hébergement.
Il est important de choisir le bon type d’échange de données pour une organisation
Pour choisir une solution d’EDI pour votre entreprise, vous devez veiller à choisir celle qui convient le mieux à votre structure. Pour ce faire, vous devez prendre en compte les avantages et les limites de chaque type. En dehors de cela, vous devez tenir compte de la taille de votre entreprise et de ses besoins. L’EDI point à point, par exemple, convient aux entreprises qui effectuent un grand nombre de transactions par jour. Il est aussi adapté aux grandes entreprises qui ont des partenaires commerciaux avec qui elles échangent régulièrement un nombre important de documents EDI.
En revanche, le web EDI est plus indiqué pour les petites et moyennes entreprises qui travaillent avec des partenaires implantés dans les pays où les compétences en informatique et en EDI sont limitées. Pour ce qui est de l’EDI externalisé, il est idéal pour les sociétés qui ne disposent pas de ressources internes suffisantes pour entreprendre des travaux d’EDI.
En résumé, l’EDI est un excellent levier pour augmenter les performances et la productivité d’une entreprise. À l’ère du web 3.0, il s’impose d’ailleurs à tous les types d’entreprises. Cependant, pour y recourir, vous devez prendre en compte les besoins de votre entreprise, sa taille et les différents types d’EDI (avantages et limites).
