Une entreprise peut à tout moment changer de logiciel de facturation sous différentes raisons qui lui sont propres. Néanmoins, c’est un changement assez délicat, vu qu’il y a manipulation de données privées d’une entreprise, l’application et le suivi de quelques étapes sont nécessaires. Ainsi, comment faut-il faire pour changer de logiciel de facturation ?
Préparation à faire avant qu’une entreprise puisse changer de logiciel de facturation
Des données sensibles de l’entreprise concernant la gestion et la comptabilité peuvent être manipulées lors du changement de logiciel de facturation. Voici les étapes à suivre pour mener à bien cette action :
Choix de la bonne période pour changer de logiciel de facturation
La gestion et la comptabilité d’une entreprise se reposent généralement sur le logiciel de facturation. En effet, l’automatisation et la sécurisation du processus de facturation sont faites à partir de cet outil. Le changement de logiciel de facturation peut être une solution de gestion efficace et en même temps un choix assez délicat. Donc, il est préférable de bien choisir la période pour le faire :
- Transition vers un nouvel exercice de comptable ;
- Achèvement d’une activité saisonnière (forte activité périodique) ;
- Changement pendant une période où l’activité de l’entreprise est relativement calme
Ainsi, les factures faites lors de l’exercice comptable seront réalisées sur le même logiciel de facturation. Les comptables pourront aussi se consacrer aux imprévus même en cas de problème lié au changement de logiciel.
Avoir l’appui d’un expert-comptable
Avoir l’avis d’un expert-comptable est primordial lors de ce type d’opération. L’expert pourra accompagner l’entreprise pendant la transition en proposant une solution qui pourrait convenir aux besoins de cette dernière sans entraver la compatibilité avec le logiciel de comptabilité. Un expert-comptable peut aussi vérifier la possibilité de l’importation automatique des données sur le nouveau logiciel de facturation ou pas.
Procédure à suivre pour changer de logiciel de facturation
Les étapes pour changer de logiciel de comptabilité se caractérisent comme suit :
Faculté d’exportation de l’ancien logiciel de facturation de l’entreprise
L’ancien logiciel de comptabilité peut être équipé d’un module d’exportation de données. La fonction de ce module est d’exporter les informations que contient l’ancien logiciel de facturation et de l’importer sur le nouveau. C’est une solution assez avantageuse vu le gain de temps qu’elle prodigue.
Néanmoins, dans le cas où le module d’exportation de données est absent, l’entreprise sera obligée de refaire la saisie manuelle des données sur le nouveau logiciel de comptabilité pour effectuer le transfert.
Prise en compte des besoins de l’entreprise
Quelques questions qui se posent pour optimiser l’évaluation :
- Le logiciel doit-il gérer à la fois la gestion commerciale et la facturation de l’entreprise ?
- Combien d’utilisateurs et quel design choisir ?
- Les besoins de l’entreprise sont-ils compatibles avec le logiciel ?
- Faut-il choisir un logiciel de facturation en ligne ou une version qui s’installe directement sur ordinateur ?
L’évaluation des besoins de l’entreprise doit être faite avant de procéder au changement de logiciel de facturation.
Le choix du logiciel utilisé par l’entreprise
Le changement ne doit pas être fait hâtivement. L’entreprise doit étudier toutes les possibilités en élaborant un cahier de charge. Il faut aussi effectuer quelques comparaisons sur le marché sur les différents logiciels de facturation qui y figurent. Il faut avant tout prendre en compte :
- Le prix du logiciel de comptabilité ;
- La maintenance et la mise à jour que requiert le logiciel ;
- Les fonctionnalités qui seront utiles pour l’entreprise.
Changer de logiciel de facturation n’est pas chose aisée, mais c’est une solution efficace pour optimiser la gestion d’une entreprise. Le suivi d’une démarche précise est donc de vigueur pour la réalisation du changement.
